Gerenciamento proativo de TI: benefícios e melhores práticas

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À medida que as organizações se conscientizam da importância do suporte de TI proativo, muitas equipes de suporte de TI estão adotando uma abordagem mais estratégica para gerenciar sua carga de trabalho e infraestrutura.

Os serviços de gerenciamento proativo de TI se concentram na identificação e resolução de possíveis problemas antes que se tornem problemas significativos, o que pode ajudar as empresas a economizar tempo, dinheiro e recursos.

Implementá-lo pode reduzir o tempo de inatividade, aumentar a eficiência e garantir que a infraestrutura de tecnologia sempre opere com desempenho máximo

Continue lendo para saber como incentivar sua equipe de TI a ser proativa!

O que é gerenciamento proativo de TI?

O gerenciamento de TI proativo é uma abordagem estratégica que se concentra em identificar e resolver possíveis problemas antes que eles se tornem problemas significativos. 

É importante ter em mente que nem todos os problemas são relatados; às vezes, os usuários estão ocupados demais para fazer isso ou nem percebem que está acontecendo. Portanto, reagir a eles apenas garantirá uma cobertura parcial.

A implementação de uma abordagem proativa pode ajudar a resolver problemas despercebidos e evitar que se tornem problemas reais. 

Essa perspectiva envolve a construção de uma estrutura de TI mais robusta, pois auditorias regulares de sistema, monitoramento de desempenho e atividades de manutenção serão adicionadas às tarefas regulares da equipe para garantir que os sistemas funcionem com eficiência e que não haja nenhuma crise em potencial. 

Ao fazer isso, você fornecerá um suporte mais preciso, eficaz e otimizado, onde a infraestrutura de tecnologia funciona melhor.

Suporte reativo x suporte proativo

De modo geral, existem duas abordagens principais para o gerenciamento de TI: proativo e reativo.

O modelo tradicional de quebra/conserto ou reativo aborda apenas os problemas depois que eles já ocorreram e se concentra em corrigi-los o mais rápido possível.

O suporte proativo traz um ângulo estratégico para o trabalho, incentivando os agentes a encontrar possíveis problemas antes que eles surjam, evitando problemas futuros que possam interferir na experiência do usuário final. 

Benefícios de oferecer serviços de TI proativos

Identificar e agir antes do aparecimento de problemas de TI traz vários benefícios, incluindo:

  • Melhoria de valor: Pode levar você a identificar oportunidades para melhorar os sistemas e processos de TI e aumentar a eficiência, a produtividade e o desempenho geral dos negócios. 
  • Evite impactos negativos: Ao ficar à frente dos problemas de TI, você evitará impactos negativos na reputação e na satisfação do cliente.
  • Redução de custos: A otimização dos processos de TI pode ajudar a evitar custos de inatividade e diminuir gastos desnecessários com hardware e software.
  • Aumente a experiência do funcionário: Os serviços de TI proativos podem ajudar os funcionários a manter o foco em seu trabalho, minimizando as interrupções causadas por urgências. Fornecer suporte rápido e eficaz leva você a aumentar a satisfação e o moral dos funcionários.
  • Treinamento de usuários: Esse processo ajudará você a educar os funcionários sobre como usar sistemas e ferramentas de TI de maneira mais eficaz, melhorando seu desempenho. 

Contudo, e como acontece com qualquer modelo existente, também existem alguns desafios associados a serem considerados:

  • Resistência à mudança: Alguns funcionários podem resistir a mudanças em seus sistemas e processos de TI, especialmente se estiverem acostumados a trabalhar com ferramentas ou fluxos de trabalho específicos. Certifique-se de comunicar claramente os benefícios que isso trará. 
  • Custos de investimento: A implementação de serviços de TI proativos pode exigir investimentos iniciais em novas tecnologias, ferramentas ou pessoal. 
  • Falta de especialização: Os serviços de TI proativos exigem habilidades e conhecimentos especializados para serem eficazes. Crie fluxos de trabalho para explicar claramente os processos e fornecer à sua equipe as informações corretas.
  • Monitoramento e análise: Para serem eficazes, os serviços de TI proativos exigem monitoramento e análise contínuos dos sistemas e processos de TI para ter uma visão completa do seu inventário de TI e gerenciar os ativos associados.

9 maneiras de implementar uma estratégia proativa de suporte de TI

Implementar uma estratégia proativa de suporte de TI significa adotar uma abordagem estratégica para gerenciar a infraestrutura de tecnologia. Aqui estão nove ações que você pode tomar em relação a isso.

1. Automatize os alertas de monitoramento de ativos 

Use softwares para monitorar seus dispositivos quanto a possíveis problemas ou falhas e receber dados atualizados sobre hardware e software. 

É possível configurar alertas automáticos para notificar a equipe de TI sobre determinados problemas, para poderem ser resolvidos antes que se tornem problemas maiores. 

Além do mais, pode personalizar as regras de integridade para ter uma visualização fácil de ler sobre o status e a segurança de seus ativos.

2. Manutenção proativa

Programe atividades regulares de manutenção para manter os sistemas funcionando sem problemas. Isso pode incluir atualizações periódicas de hardware e software, backups e verificações de segurança. 

Construa os mapas visuais para entender claramente sua infraestrutura de TI e registrar todas as mudanças que você fizer.

3. Treinamento de funcionários

Forneça treinamento contínuo para os funcionários para ajudá-los a identificar e relatar problemas de TI antes que se tornem grandes problemas. A gamificação também é uma grande aliada aqui, pois motivará os agentes a aprender e aplicar novos processos em um primeiro momento. 

4. Crie uma base de conhecimento

Use a base de conhecimento de um software completo para listar soluções e melhores práticas para problemas frequentes de TI. Inclua tarefas e rotinas de manutenção para garantir que os colaboradores saibam quais etapas seguir para suporte de TI proativo.

5. Análise de do problema 

Use ferramentas para realizar análises de problemas recorrentes. Isso pode ajudar a identificar problemas subjacentes e permitir que a equipe de TI os resolva. As sugestões preditivas da IA ​​também podem ajudar os agentes a identificar quando um tíquete está relacionado a um incidente grave que precisa ser atendido.

6. Auditorias regulares

Realize auditorias regulares de sistemas e processos de TI para identificar áreas que precisam de melhorias. Isso pode ajudar a garantir que seu suporte de TI esteja continuamente melhorando e se adaptando às necessidades da organização.

7. Fortaleça sua infraestrutura de TI

No geral, o suporte de TI trata de resolver problemas e a melhor maneira de evitar que eles aconteçam é com uma forte infraestrutura de TI. Certifique-se de mapear todas as informações sobre seus ativos e automatizar tarefas e processos.

8. Forneça um portal completo de autoatendimento

Existem algumas tarefas que os usuários finais podem fazer sozinhos, mas precisam das ferramentas e orientação certas para isso. 

Projete um portal de autoatendimento que melhor atenda às suas necessidades e comportamento. Inclua um catálogo de serviços, uma base de conhecimento e uma interface do usuário intuitiva.

9. Implemente um fluxo de trabalho de gerenciamento de problemas

Os fluxos de trabalho de gerenciamento de problemas são uma ótima maneira de detectar e resolver problemas futuros. 

A UPGrade TI sugere algumas etapas básicas para criá-los, mas a chave é criar um fluxo de trabalho que atenda às necessidades e processos específicos de sua organização. 

Como encontrar um gerenciamento proativo de TI?

Se você está procurando uma empresa que forneça gerenciamento proativo de TI, a UPGrade TI é o lugar certo. Desde o início, trabalhamos em estreita colaboração com você para adaptar o pacote de TI certo para atender às suas necessidades estratégicas e ao seu orçamento.

Nossa perspectiva é garantir que estamos lá para dar suporte à sua empresa à medida que ela cresce, e isso significa permitir que seus sistemas de TI sejam executados com eficiência e segurança em segundo plano.

Oferecemos pacotes que gerenciam toda a configuração, manutenção e monitoramento de sua infraestrutura de TI e segurança cibernética e trabalhamos em estreita colaboração com você para aconselhar sobre novas ferramentas e técnicas à medida que surgem no mercado. 

Também o ajudaremos a elaborar um plano de gerenciamento de desastres para que, quando surgir um problema, seu impacto em seus negócios seja reduzido ao mínimo absoluto.

Com a UPGrade TI, você pode ter certeza de que seus sistemas de TI estão sendo bem cuidados, para que você possa se concentrar em administrar seus negócios.

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