Saiba o que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e como utilizá-la em sua empresa

GED

A gestão eletrônica de documentos ou mais conhecido como GED, possibilita ao empresário e à sua empresa, transferir seus documentos e papéis importantes, para o meio digital. É uma forma de modernizar e agilizar processos que antes demoravam muito para serem feitos.

As informações e dados da companhia, que antes estavam em papéis impressos, são armazenados, classificados e compartilhados, tornando-os acessíveis para todos os setores da empresa. Os documentos passam para o meio virtual e seu acesso se torna mais fácil e simplificado.

O fato dos documentos serem acessados por um meio manual, tornava o trato com estas informações, moroso, afetando a produtividade dos colaboradores da empresa. A gestão eletrônica das informações pode aumentar a dinâmica dos processos e otimizar o trabalho tornando a utilização de base de dados e informações, mais eficientes. Continue lendo e veja nesse artigo os principais tópicos sobre GED e tire suas dúvidas.

Este artigo contém:

O que é um sistema GED?

O sistema GED consiste em uma série de ações que procuram potencializar as atividades empresariais, por meio do gerenciamento de dados, informações e documentos, através da digitalização dos mesmos por meio de softwares e hardwares direcionados a estes processos.

Vejamos assim, um documento importante para a empresa está guardado em um grande arquivo. O colaborador da companhia, para ter acesso a este registro, demora um longo tempo para procurar, pois os papéis estão desorganizados.

Logo, há uma perda da produtividade do empregado, visto que ele deixará de cumprir outras funções para achar o documento. Através do sistema GED, o funcionário poderá ter acesso aos papéis importantes através de seu computador. Desta maneira, ao digitar o nome do arquivo, por exemplo, ele irá obter o documento em questão de segundos.

Para que serve o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O GED tem como objetivo principal, facilitar o acesso aos documentos e informações importantes. O dia a dia empresarial já é por si só burocrático. Através de um bom gerenciamento dos dados, a instituição pode otimizar processos que antes eram demorados. Ela acaba por se tornar mais competitiva, visto que ganha tempo em ações que antes eram lentas.

Com o uso de ferramentas eletrônicas ou softwares de GED, a gestão informativa ganha em eficácia, permitindo o acesso a dados a todos os colaboradores da instituição, em tempo real. A empresa que não digitalizar seus processos, acaba por ficar à margem do ambiente transformador que a virtualização dos procedimentos proporciona.

A gestão de documentos físicos além de tornar moroso os processos empresariais, também influencia nos gastos, como a compra de papel e tinta para as impressoras, por exemplo. Com o GED há uma maior economia e praticidade, as informações estão disponíveis a um clique do mouse.

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Qual é a importância da gestão de documentos?

GED - Gerenciamento Eletrônico de documentos

O gerenciamento de planilhas, contratos, recibos, recursos contábeis e fiscais, entre outros, são de grande valor para o bom funcionamento empresarial. Ao sistematizar o acesso a essas informações, é facilitado o acesso dos colaboradores a estes dados. Há, portanto, uma maior fluidez nos processos.

No caso das instituições que lidam com um grande número de dados, como em vendas ou compras de produtos, o GED acaba por ajudar na organização destas informações, pois através destas ações, são criados diversos documentos, que antes abarrotavam arquivos e seções da empresa.

A digitalização dos processos de uma companhia, permite que se tenha acesso no ambiente corporativo, a todos os documentos, em qualquer lugar, a qualquer hora. Com o GED, eles passam a ser acessados através de softwares de gestão, gerando uma grande economia e agilidade, aumentando a produtividade e a competitividade da empresa.

E como funciona o sistema GED?

O sistema GED funciona através de módulos que são interligados, permitindo a administração de forma completa e digitalizada, de arquivos de diversos tipos, como vídeos, microfilmes, planilhas, arquivos de texto, entre outros.

Através do GED é possível gerenciar através de softwares documentos de diversas maneiras, como na criação, descarte e edição dos mesmos. É possível realizar um controle dos dados classificando-os como por exemplo, por datas, nomes, autores, versões, check in e check out, entre outros.

Uma das funcionalidades do GED é o WorkFlow/BPM que permite a organização dos documentos através da classificação de tarefas, prazos e trâmites, possibilitando um controle das tarefas que são cumpridas pelos colaboradores da empresa, em um determinado tempo.

O Cold ERM é uma outra funcionalidade do GED que possibilita armazenar uma grande quantidade de relatórios de forma elaborada e com um baixo custo. Com a utilização de softwares específicos, é possível a captura de arquivos nos mais diferentes formatos.  Há uma indexação, armazenamento, captura e gerenciamento destes dados.

Através destes programas, pode-se realizar a digitalização de documentos físicos, tornando-os disponíveis no meio virtual, integrados ao sistema da corporação. Os processos empresariais são agilizados com a transformação de formulários e documentos impressos em arquivos digitais.

O processamento de formulários é uma tecnologia que utiliza algumas técnicas de OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition) para que os caracteres do arquivo físico sejam reconhecidos.

O RIM, ou Records and Information Management é uma outra funcionalidade do GED que permite o gerenciamento dos documentos, classificando-os e categorizando-os em tabelas e outros tipos de arquivos.

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Quais os benefícios que podem gerar para as empresas?

Podemos listar os benefícios do GED para as empresas como:

  • Economia de espaço.
  • Redução de tempo.
  • Alta produtividade.
  • Segurança de informações e dados empresariais.
  • Aumento de competitividade.
  • Otimização de processos.
  • Facilidade na busca de informações.
  • Dados acessíveis em qualquer lugar.

Qual a diferença entre ECM e GED?

ECM ou Enterprise Content Management é considerado uma evolução do GED. A gestão eletrônica de documentos torna os dados armazenados disponíveis para serem analisados. Já o ECM torna a entrega dos dados otimizada em fluxos de trabalho ao organizar, armazenar e integrar as informações críticas do negócio.

O ECM permite o gerenciamento do ciclo de vida da informação não planificada. Pode ser feito através de criação, armazenamento e captura de documentos, controle de versão, indexação, gerenciamento, limpeza, publicação e pesquisa.

Através do ECM a empresa pode rastrear todos os dados e informações e gerir os relacionamentos existentes entre eles. As informações pessoais dos colaboradores da empresa podem ser armazenadas no sistema e relacionadas a outros dados, como projetos trabalhados, por exemplo.

Diferença entre GED e ECM
GEDECM
Organização dos RegistrosOrganização dos registros
Interpretação dos dados
Geração de conteúdo

Quais são os principais objetivos da gestão eletrônica de documentos?

  • Tornar procedimentos como classificação, transferência, guarda, e a exclusão de documentos padronizados.
  • Tornar possível o acesso de documentos e arquivos da empresa de forma controlada.
  • Aumentar a segurança ao acesso de informações.
  • Gerar economia ao fundamentar a produção de documentos.
  • Tornar o processo decisório mais ágil e produtivo.
  • Dar um maior controle ao fluxo de documentos e arquivos, tornando-os rastreáveis.
  • Conservar o patrimônio documental da empresa.

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Como fazer a organização e gestão de documentos na minha empresa?

O modo como a empresa é organizada depende muito do seu tamanho. É preciso levar em conta a quantidade de arquivos produzidos. Empresas menores podem digitalizar seus documentos sem necessariamente utilizar o GED. No entanto, uma empresa complexa deve utilizar a tecnologia através de softwares de gestão de documentos, a fim de tornar o acesso às informações otimizado.

Como a assinatura eletrônica pode otimizar e facilitar a gestão de documentos?

Mesmo com a utilização do GED, a empresa ainda é dependente de documentos físicos. Um meio de diminuir essa dependência é a assinatura eletrônica. Dessa maneira, a empresa pode firmar contratos digitalmente, validando transações em um ambiente virtual.

Atualmente, no mercado, as empresas vêm digitalizando seus processos a fim de agilizar procedimentos e modernizando o modo como elas fazem seus negócios. Através da assinatura eletrônica, é possível firmar contratos sem a necessidade de circular documentos via serviço postal, entre outros.

O preço de não ter uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

A empresa que não digitaliza seus documentos pode tornar seus processos morosos, lentos, com uma alta burocracia envolvendo as suas atividades. Atualmente todas as empresas têm buscado digitalizar seu trabalho e a companhia que não se mostra ativa no mercado digital perde terreno para a concorrência.

Quais as exigências do governo com relação a Gestão Eletrônica de Documentos?

Através do decreto 10.278/2020 o governo previu quais as técnicas e requisitos que os documentos deveriam ter ao serem digitalizados e estarem aptos a ter os mesmos efeitos dos documentos originais. Desta maneira, há uma necessidade de haver uma assinatura digital com certificados digitais, padrão ICP-Brasil.  

DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Tenha uma boa ferramenta para a gestão eletrônica de documentos

ferramenta para a gestão eletrônica de documentos

O software utilizado em um sistema GED deve permitir a digitalização maciça de documentos, definir o acesso à informação de diferentes perfis, assinar digitalmente e com um certificado digital, atender aos requisitos do decreto 10.278/2020, se integrar aos outros sistemas da empresa e ser uma ferramenta de fácil utilização.

É necessário que a ferramenta atenda às demandas da empresa. Além disso, ela deve ser prática e aumentar a produtividade dos colaboradores do negócio. O software precisa ser acessível de qualquer lugar, a qualquer hora. É preciso que ele seja seguro e que proteja os dados que serão transmitidos através do sistema.

Como identificar o momento certo de aplicá-la?

Com o GED os arquivos da empresa estarão salvos e poderão ser acessados de qualquer lugar que possua um acesso à internet. Para isso, basta ter uma permissão, como um login e uma senha.

É indicado que as empresas apliquem o GED desde o início das atividades, de forma a tornar os processos mais fáceis. Dessa maneira, ela pode organizar melhor os arquivos de dados e informações, tornando o fluxo de trabalho mais produtivo. 

Como a GED pode ser aplicada em diversos segmentos?

No meio jurídico, o GED pode ser aplicado utilizando a recuperação e a localização de documentos de uma forma mais ágil e rápida. Com alguns cliques pode-se ter acesso, por exemplo, a arquivos referentes a um processo.

Quando a GED é aplicada ao sistema financeiro, é possível assegurar que os arquivos e documentos estarão seguros, longe de terceiros e pessoas má intencionadas. É possível, por exemplo, determinar quem poderá abrir um determinado arquivo.

O setor de saúde também pode se beneficiar do sistema de GED. Com ele, é possível organizar e otimizar os prontuários, compartilhar os resultados de exames, laudas, entre hospitais e profissionais. Há também uma maior proteção a estas informações.

No setor educacional, o GED otimiza e integra várias áreas. É possível que estudantes enviem documentos, realizem pagamentos e que forneçam dados de maneira virtual. É possível também realizar um backup para garantir que os dados e informações não sejam perdidos.

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O que levar em consideração antes de escolher uma empresa para fazer a GED do seu negócio?

Primeiramente a GED deve ser bem executada. É preciso que a empresa torne os processos mais fluidos, garantindo uma segurança e confiança no tratamento dos mesmos. É necessário um pouco mais do que apenas digitalizar os documentos.

O sistema deve atender o negócio de forma produtiva, com tudo o que é necessário para garantir um desenvolvimento saudável da empresa. Por essa razão, conhecer bem quem irá fazer a GED é fundamental.

O custo benefício do que é ofertado também é importante, visto que o GED deve gerar uma economia. A ferramenta, o software, pode ter inúmeras funcionalidades e é necessário saber quais delas serão utilizadas em seu negócio.

Antes de contratar uma empresa, verifique como ela está inserida no mercado, com quem já fez negócio. O sistema oferecido deve estar livre de instabilidade, ser seguro e ter um bom suporte. A tecnologia deve ser bem aproveitada.

O gerenciamento eletrônico de documentos substitui tudo?

O GED garante uma boa segurança e transporta os documentos do meio físico ao digital. Além disso, através da assinatura eletrônica e certificação digital, possibilita assinar documentos de uma forma mais prática sendo validado jurisdicionalmente.

Através do GED é possível digitalizar imagens, documentos, gerenciar o fluxo de trabalho, gravar arquivos do computador para um disco óptico, compactar e comprimir dados, entre outras funcionalidades. Porém, ainda é necessário ir a um cartório, por exemplo, para fazer um reconhecimento de firma, entre outros.

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