Conforme a tecnologia se desenvolve, os mercados se ajustam e os negócios expandem, as estruturas de TI das empresas devem ser flexíveis o suficiente para acompanhar essas demandas. Contudo, introduzir alterações nos sistemas de uma organização pode ser um desafio, repleto de riscos e que exige tempo.
Mais crucialmente, alterações na TI podem influenciar diretamente a eficiência e o comprometimento de colaboradores que se baseiam nos recursos tecnológicos da empresa.
Seja uma simples inclusão de uma impressora ou a adoção de uma inovação tecnológica, em escala corporativa, é vital seguir procedimentos de documentação, validação e implementação.
O gerenciamento de mudanças em TI classifica tais mudanças como padrão, emergenciais ou convencionais, e frequentemente, recorre à automação. Esta abordagem assegura uma passagem fluida, instaurando protocolos definidos para guiar transformações na TI, desde sua ideia até sua conclusão.
Por que o gerenciamento de mudanças de TI é importante?
Considere uma tarefa comum, como efetuar uma atualização programada de antivírus. Embora essa atividade de manutenção seja rotineira e, geralmente simples, durante a aplicação de atualizações de segurança, pode haver interrupções nos sistemas ou outros contratempos.
Assim, a empresa se depara com um dilema: interromper ,regularmente, os sistemas durante as atualizações ou enfrentar potenciais ameaças por negligenciar a renovação das proteções de segurança.
Para se manterem à frente no mercado, os departamentos de TI devem garantir serviços contínuos, seguros e uniformes. Paralelamente, precisam capacitar a empresa a se ajustar às demandas em constante transformação, promovendo atualizações frequentes.
Contudo, há um conflito intrínseco aqui: enquanto a estabilidade e a confiabilidade são alcançadas com uniformidade, as atualizações, por sua natureza, provocam alterações.
Desafios no gerenciamento de transformações em TI
O gerenciamento de transformações em TI adota uma estratégia que combina os benefícios de ambas as perspectivas, delineando um trajeto para as corporações efetuarem alterações essenciais enquanto restringem as pausas no serviço. Esta gerenciamento auxilia as empresas a:
- Definir prioridades para as alterações e destinar os recursos necessários.
- Agregar dados pertinentes e apresentá-los em documentos claros e compreensíveis.
- Conduzir testes robustos e avaliar as alterações sugeridas.
- Configurar um modelo claro para direcionar os procedimentos de transformação.
- Estabelecer vias de comunicação entre os envolvidos no processo.
- Criar mecanismos de autorização efetivos.
- Tornar todo o procedimento de transformação mais fluido, diminuindo expressivamente os períodos sem serviço, ao passo que proporciona benefícios aos usuários de forma mais ágil.
O que significa o gerenciamento de transformações em TI?
Na área de gerenciamento de transformações de TI, existem terminologias e siglas específicas, incluindo:
Biblioteca de Infraestrutura de TI (ITIL)
ITIL é um conjunto de práticas destinadas a padronizar os processos de serviços de TI de uma empresa. A ITIL pretende otimizar a eficácia e a regularidade da seleção, prestação, administração, conservação, entre outros, dos serviços de TI.
A ITIL é um dos referenciais mais reconhecidos para gerenciamento de Serviços de TI (ITSM) e é adotado em diversos setores. No contexto da gerenciamento de transformações em TI, a ITIL classifica as alterações em três categorias:
Alterações rotineiras
Estas são alterações previsíveis e de baixo risco, que obedecem a um protocolo já definido. São previamente aprovadas e com riscos minimizados. Alterações de rotina podem envolver correções e updates de software, substituição de equipamentos obsoletos e adição de novos registros DNS.
Alterações de urgência
Estas são respostas rápidas a situações inesperadas e que, muitas vezes, precisam ser aplicadas imediatamente para contornar ou atenuar os impactos de um evento crítico. Exemplos incluem a segregação de uma rede diante de um ataque DDoS ou a implementação urgente de uma correção face a uma vulnerabilidade crítica.
Alterações regulares
Referem-se a todas as alterações que não se enquadram nas categorias anteriores. São classificadas como menores, médias ou grandes, com base no nível de risco associado. Não são nem previamente autorizadas, nem urgentes como as alterações de emergência.
Solicitação de mudança (RFC)
RFC é uma proposta oficial para realizar uma transformação específica. Deve conter todos os detalhes necessários para que a alteração seja analisada e, consequentemente, aceita ou declinada, dependendo da magnitude da transformação e dos potenciais impactos e riscos.
A RFC é uma descrição detalhada do pedido, mas não é a transformação em si. Esta proposta é submetida ao CCM, contendo todas as informações requeridas para a devida análise da alteração.
Comitê consultivo de mudança (CCM)
O CCM define o grupo encarregado de analisar as transformações sugeridas no contexto de TI.
A estrutura e o detalhe de um CCM variam de acordo com a empresa, podendo ser desde uma simples lista de contatos ou um fórum até uma entidade formal com um presidente nomeado. O CCM deve ser integrado por decisores de TI e especialistas na área, que usam sua competência na avaliação das propostas.
Quando uma transformação é proposta, o CCM recebe a RFC associada e utiliza essa informação para fundamentar sua análise. Contudo, a decisão final cabe ao gestor de transformações.
Quais são as metas do gerenciamento de transformações em TI?
O gerenciamento de transformações em TI desempenha um papel crucial na evolução e adaptabilidade empresarial. As metas principais deste gerenciamento são:
Facilitar o controle organizacional sobre alterações
Sem protocolos adequados, as transformações podem, facilmente, tornar-se caóticas. O gerenciamento de transformações em TI concede mais domínio sobre as alterações realizadas, garantindo um gerenciamento efetivo em todas as fases, desde a concepção até a avaliação de riscos e monitorização. Isso contribui para a redução dos riscos e assegura uma execução eficiente e exata das alterações.
Otimizar a execução de transformações
Este gerenciamento supervisiona todos os pedidos de transformação. O que não só promove uma abordagem mais estruturada às alterações, mas também impede transformações não sancionadas.
Além disso, estabelecer uma série única de procedimentos e definir responsabilidades claras, as empresas conseguem aprimorar a introdução de alterações em toda a organização.
Incentivar o aprimoramento contínuo
Transformações amplas tendem a carregar riscos consideráveis e frequentemente desestabilizam procedimentos estabelecidos. Por outro lado, alterações graduais que visam, constantemente, refinar e melhorar a infraestrutura de TI são bem mais fáceis de gerir.
Um gerenciamento de transformações eficaz possibilita às empresas perseguir o aperfeiçoamento constante, estando atualizadas com as novidades do mercado e introduzindo transformações vitais sem grandes interrupções nas atividades rotineiras.
Integrar os times de ITSM, ITOM e DevOps
Um dos propósitos mais vitais do gerenciamento de transformações em TI é consolidar as equipes de ITSM, ITOM e DevOps. Com o aumento da demanda por alterações frequentes através de abordagens como DevOps, os gestores de transformações podem se sentir sobrecarregados.
As soluções líderes nesta área não só incorporam avançadas funcionalidades de automação e governança para assegurar uma introdução eficiente e tempestiva de alterações, mas também devem promover uma comunicação fluida e coordenação entre os setores.
Ao integrar todos estes intervenientes e proporcionando uma fonte de informação unificada para toda a empresa, a plataforma UPGrade TI potencializa uma colaboração efetiva no gerenciamento de transformações.
Como se desenrola o procedimento de gestão de transformações em TI?
A gestão eficaz de transformações em TI demanda protocolos bem definidos para propor, avaliar, ratificar e executar alterações. Geralmente, as corporações seguem um roteiro determinado de ações:
- Proposta de alteração
Ao identificar a demanda por uma transformação, o primeiro passo é reunir dados essenciais sobre ela, abordando potenciais riscos, benefícios e sistemas que poderão ser impactados. Estas informações são consolidadas em uma RFC (Pedido de Alteração).
- Análise do pedido de alteração
Antes da submissão, a RFC é analisada para confirmar sua correção e determinar se a transformação proposta é relevante e exequível.
- Estratégia da alteração
Com a proposta consolidada, passa-se à completa elaboração da transformação. Esta etapa deve detalhar e documentar aspectos como repercussões, estratégias de execução, planos de contingência, responsáveis pela transformação e qualquer eventual pausa que a alteração possa demandar.
- Ratificação da alteração
A RFC é submetida ao CCM e a outros departamentos ou grupos internos que possam ter influência na transformação. O CCM analisa os dados fornecidos, pondera riscos e benefícios e sugere ao gestor de transformações, que detém a palavra final sobre a autorização. O gestor de transformações, então, aprova ou declina a proposta de alteração.
- Execução da alteração
Com as devidas autorizações, a empresa dá início à execução da transformação. Esta fase abrange a organização, distribuição e delegação de funções relacionadas. Ao adotar práticas de gestão de projetos em TI, é possível lidar com transformações mais amplas de forma otimizada, gerenciando com mais eficácia um maior contingente de recursos e atividades.
- Avaliação da alteração
Após a execução, a transformação é analisada e avaliada para verificar sua eficácia e para identificar qualquer desvio do planejado. Caso se identifiquem falhas ou problemas, estes deverão ser corrigidos antes da conclusão da transformação.
- Conclusão da alteração
Neste último passo, a transformação já executada e avaliada é classificada como bem-sucedida, insatisfatória ou parcial. Documentar adequadamente essa etapa é vital para evitar repetições e garantir que transformações essenciais sejam integralmente consideradas pela organização.
UPGrade TI para o gerenciamento de mudanças em TI
O gerenciamento de mudanças da UPGrade TI disponibiliza recursos e assistência para descomplicar e agilizar intrincados procedimentos de transformações em TI. Este gerenciamento proporciona automação de ponta e capacidades, tornando as soluções de gestão de mudanças mais acessíveis e eficientes.
Converse com a nossa equipe e juntos, vamos definir um bom planejamento para a segurança do seu negócio.
