7 ferramentas para aumentar a produtividade e colaboração no Home Office

ferramentas Home Office

O que é o Home Office?

Muito se falava sobre home office antes da pandemia do covid-19, porém na prática muitas empresas não estavam preparadas para garantir que a sua equipe continuasse produtiva trabalhando remotamente. Durante esse período pandêmico, diversas organizações enfrentaram grandes desafios e se perguntaram quais os prós e contras do trabalho home office. Portanto, como garantir e até aumentar a produtividade da equipe durante o trabalho remoto?

O trabalho remoto foi regulamentado no Brasil através da reforma trabalhista de 2017, sob a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que foi editada na lei n° 13.467. Esta iniciativa tem como objetivo garantir direitos aos trabalhadores que alegam, por exemplo, um aumento das horas extras não remuneradas no trabalho remoto.

O home office é definido como o trabalho fora da estrutura da empresa. Ou seja, apesar de conter a palavra ‘home’, que em inglês significa “casa”, na prática qualquer lugar onde o profissional esteja, seja um parque, uma praça, um shopping ou até mesmo em um escritório compartilhado – que não seja da empresa contratante é considerado home office.

Face ao novo desafio imposto pela quarentena, muitos pesquisadores estudam os benefícios e desafios do home office. Nesse sentido, a Universidade Feevale, no Rio Grande do Sul, publicou um artigo onde diversas empresas foram questionadas sobre os benefícios e desafios do trabalho remoto.

Benefícios do home office:

  • Produtividade
  • Flexibilidade no trabalho
  • Melhor qualidade de vida
  • Redução de despesas de estrutura e deslocamento
  • Possibilidade de contratar profissionais sem restrições geográficas

Desafios do home office:

  • Cultura organizacional
  • Modelo contratual
  • Indisciplina da equipe
  • Falta de comprometimento
  • Dificuldades da ausência de contato presencial com a equipe
  • Tecnologia insuficiente

Percebe-se que muitos dos desafios apresentados no artigo estão relacionados às dificuldades na interação das equipes. Além disso, a falta de controle e gestão da produção podem seriamente comprometer o desempenho operacional, financeiro e estratégico das organizações.

Nesse sentido, muitas pequenas empresas apresentaram dificuldades para encontrar soluções que, de forma integrada, possam ajudar a melhorar a sua gestão através de ferramentas e plataformas digitais.

Pensando em colaborar com as empresas, esse artigo lista 7 ferramentas que apoiam o trabalho remoto. Essas dicas têm como finalidade proporcionar uma maior interação entre os funcionários da organização, além de fornecer apoio à gestão durante o controle dos processos e tarefas da equipe.

Ferramentas para aumentar a produtividade e colaboração no home office

 O Trello é uma ferramenta bastante conhecida e já foi baixada por mais de 10 milhões de pessoas na Playstore. Essa ferramenta é baseada em Kanban (metodologia prática para gerenciar tarefas) , o que facilita muito o aprendizado e o controle das atividades realizadas pela equipe. E o melhor, ela possui uma versão gratuita que atende a maioria das necessidades das empresas.

O Trello trabalha com cartões que podem ser arrastados de uma etapa para outra com grande facilidade. Ainda existe a possibilidade de inserir os responsáveis por cada atividade, prazo, recursos, fotos e muito mais.

Caso seja necessário, o usuário ainda pode integrar o Trello com outras ferramentas que traremos aqui, como o Google Drive, Dropbox e Microsoft Teams.

 Uma das grandes dificuldades enfrentadas pelas empresas na pandemia foi o compartilhamento de arquivos de forma prática e segura. Segundo o CEO da empresa Upgrade TI, Leandro Oliveira Luiz, muitos clientes, que não possuíam uma infraestrutura adequada para o trabalho remoto, aderiram ao uso de ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos, como o Dropbox e o Google Drive.

“Eles conseguiram ter ganhos de produtividade maiores do que aqueles que acessavam externamente os servidores da empresa ou usavam outras ferramentas mais complexas. Além do tempo de implantação ser reduzido, essas ferramentas já são conhecidas por grande parte dos colaboradores e dos clientes”, afirma. O diretor ainda destaca que as dicas para trabalhar home office de forma segura e eficiente colaboraram com o trabalho da equipe.

As duas ferramentas também possuem sua versão gratuita e facilitam a vida dos usuários na hora de compartilhar informações. Ao armazenar na nuvem um arquivo, qualquer membro da equipe, que tenha o aplicativo instalado ou tenha o link para download, pode facilmente ter acesso ao material.

Ambas ferramentas permitem a colaboração, ou seja, que mais de um usuário trabalhe no arquivo de forma simultânea, o que garante um grande aumento de produtividade. Uma vez que o trabalho pode ser dividido com mais de um colaborador.

 Um grande desafio para as empresas com os profissionais trabalhando em casa é gerenciar tarefas. Portanto, uma excelente ferramenta para auxiliar o colaborador durante o home office é o Todoist.

Assim, como o Trello, o Todoist possibilita facilmente a criação de tarefas, entretanto, na sua versão gratuita não possui a possibilidade de colaboração entre os membros da equipe. Mas funciona muito bem para organizar lembretes e atividades que estejam sendo realizadas.

 Sem dúvida, uma das principais necessidades das empresas durante a quarentena foi encontrar uma melhor forma para realizar reuniões virtuais de forma segura e fácil. Por isso, o Google Meet surge como uma das principais ferramentas para facilitar os encontros virtuais entre os colaboradores das empresas.

Basta ter uma conta do Gmail e uma conexão com a internet, o Google Meet possibilita que vários profissionais possam interagir por vídeo e alinhar todas as atividades que serão realizadas durante o dia. E, é claro, ajuda a matar a saudade dos colegas de trabalho e dar boas risadas durante os encontros virtuais.

A plataforma está disponível para IOS, Android e conta também com a possibilidade de usar diretamente do seu computador, funcionando em qualquer navegador de forma fácil, rápida e segura.

É claro que a Microsoft, gigante da indústria da tecnologia da informação estaria presente em nossa lista. Desta vez, destacamos uma outra ferramenta que cresceu e ganhou ascensão durante a pandemia, possibilitando a colaboração, não somente por videoconferência, mas também através de mensagens e criação de grupos em chats.

Com uma versão gratuita, o Microsoft Teams está sendo  amplamente utilizado durante a pandemia, não somente pelas empresas, mas também por diversas outras organizações pelo Brasil. A ferramenta possui diversos recursos, tais como: videoconferência, troca de arquivos, mensagens, agendamento de reuniões, entre outras funções.

Leandro, CEO da empresa UPgrade TI, relata que antes já utilizava o Microsoft Teams para comunicação entre alguns membros da equipe. Porém, com a pandemia, a ferramenta passou a ser o principal canal de comunicação da empresa com seus colaboradores, subsistindo até mesmo o Whatsapp e o e-mail para troca mais rápidas de mensagens. Segundo ele, a produtividade da equipe chegou a aumentar cerca de 20%, apenas com a adoção da troca rápida de mensagens como uma forma oficial de comunicação da empresa.

 Não poderia faltar em nossa lista o Udemy, que é uma plataforma de ensino a distância que conta com mais de 5 mil cursos em português. Cada vez mais crescendo no Brasil, a ferramenta conta com cursos profissionalizantes de diversas áreas, como avançar no Excel e melhorar o desempenho no Marketing Digital.

Apesar de não ser gratuita, durante os primeiros meses da pandemia o Udemy disponibilizou diversos cursos gratuitos em diferentes áreas do conhecimento. Com isso, incentivou o desenvolvimento profissional dos trabalhadores, possibilitando a melhoria de desempenho através do conhecimento e aperfeiçoamento profissional.

O Udemy disponibiliza muitos cursos a preços bem atrativos, o que colabora em um momento em que muitas empresas realizaram cortes de salário e muitos profissionais estão desempregados.

A nova realidade da pandemia impõe cada vez mais desafios para as pessoas, profissionais e organizações. Sendo assim, a criatividade e a colaboração são fatores essenciais para que esses possam manter-se produtivos em um momento atípico como esse.

Assim encerramos nossa lista, esperamos que você e sua empresa consigam desenvolver a gestão da produtividade, a comunicação e a colaboração da equipe através de ferramentas fáceis e gratuitas. Para finalizar, nossa última dica é: permita que seus colaboradores cresçam profissionalmente e se aperfeiçoem através de cursos online de alta qualidade a preços acessíveis.

 

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